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Departamento de Logística: el Destrás de Cámaras del Summer Camp

Para que cada mañana los 17 campamentos reciban el alimento del día, tengan los materiales necesarios para sus actividades y los niños lleguen en los transportes a tiempo, hay un departamento de logística trabajando en cada momento. Este año Antonio y Nico, son quienes asumen esa responsabilidad. Antonio colabora con PSE hace tres años, él ha trabajado toda su vida en banca y ahora es el tesorero de la ONG en España. “Una ONG tiene los mismos requerimientos de una empresa en asuntos de contabilidad, y debe ser aun más estricta al asegurar que el dinero que aportan los donantes tenga un buen fin”, dice Antonio. Nico es estudiante de ADE, y estuvo como monitor el año pasado, desde entonces hace parte del equipo de proyectos de PSE en España y este año vino con este nuevo cargo.

El equipo de logísticas desempeña distintas funciones, todas para cumplir un objetivo principal: gestionar el presupuesto del camp y garantizar que el dinero vaya dirigido al fin que le corresponde, los niños. Para esto, explica Antonio, se debe: “En primer lugar asignar un presupuesto a cada campamento, dotar a los coordinadores de efectivo para gastos menores y al final del mes revisar las cuentas. Por otro lado, tenemos que negociar los gastos de las áreas de PSE, como son: lavandería, limpieza y comida”. Para conocer cuanto se ha gastado durante el mes se tiene en cuenta: el número de niños que han venido al camp y cuanto se ha invertido, para calcular una media de coste por niño. “Esa media puede variar por campamento, hay camps que gastan más como Pensionnaire y Special Camp porque realizan más salidas”, dice Antonio.

Otra de sus responsabilidades es hacer la compras de materiales para los campamentos, como por ejemplo los del Construction Project. Además, una de sus funciones más importantes es la distribución de la comida. “Cada camp tiene una referencia de cuantos platos necesita, pero en realidad los campamentos nunca saben cuantos niños van a llegar. Entonces a veces toca salir corriendo y buscar más arroz, pero siempre toca ajustar porque no puedes pedir más comida de la necesaria”.

Igualmente, la gestión del arroz de compensación que se distribuye todos los viernes a los niños, está a cargo de este departamento. “Cada viernes hay que tener dos mil sacos de 2.5 kg listos. Este año se ha buscado familias vinculadas a PSE que colaboran los miércoles y jueves empacando el arroz y cada persona recibe $5 USD por su trabajo. Los viernes se distribuye en los camiones de cada campamento”, explica Antonio.

Finalmente, este departamento se encarga del soporte de monitores y voluntarios, esto consiste en: la custodia de los documentos y el dinero de los monitores europeos que se aseguran en unos sobres durante todo el mes, gestionar la extensión de visas, comprar los billetes de bus y confirmar las plazas para los viajes de fin de semana, y el pago del sueldo y bono los monitores jemeres.

En Sihanoukville y Siem Reap hay monitores logísticos que realizan estas funciones para el campamento central y la paillote en cada una de las ciudades. Alison, en Sihanoukville, y Ben, en Siem Reap, llevan una administración independiente y se comunican con el campamento Central en caso de que necesiten ajustar el presupuesto.

Para contextualizar el campamento en números, “El presupuesto del camp es 120.000 USD para todo el mes. El año pasado la media por niño fue 2,17 USD al día y este año nos estamos cercamos a esa misma cifra que incluye comida, entretenimiento y salidas para los niños”, dice Antonio. El dinero viene de la recaudación de fondos que se realiza durante todo el año. “Esta vez 55 mil euros provienen de España, aquí hay un remanente de 40 mil dólares, cerca de 25 mil euros se recaudaron en Francia y otro tanto viene de Londres”, añade.

“El Summer camp empieza cada año de cero, lo que quiere decir que el próximo martes 1 de septiembre empezamos con cero euros para el Summer camp del 2016”. Para ello en España hay distintos grupos de trabajo que consiguen estos fondos. “Hay un equipo de eventos que hace mercadillos, campeonatos de padel o cenas. Otro de proyectos que presenta a concursos de empresas, universidades u otras ONG proyectos concretos del Summer camp. Y luego está el equipo de comunicación para hacer networking y conseguir padrinos”, explica Nico.

Con relación a los retos que debe asumir este departamento, este año el campamento recibió más niños de lo planeado. A pesar de que se esperaban menos por el cambio de calendario de las vacaciones, con la doble jornada se dobló el número. Así mismo, este año hay seis campamentos nuevos: Choueng Ek, Smile Village, Construccion Project, Kindergarten, la paillote de Siem Reap y OBK. Lo cual ajustó el presupuesto. “Para construcción habíamos pensado 1.600 USD y ahora llegaremos a los 3.000”, dice Antonio.

Sin embargo, según Antonio, “Lo más difícil es dejar satisfecho a todos los coordinadores porque cada coordinador quiere lo mejor para su campamento, la mayor cantidad de dinero y la mayor atención. Por otro lado, hay que estar siempre dispuestos a dar una respuesta a los coordinadores cuando tienen un problema: cuando nos piden más comida o cuando necesitan una compra de algún material a último momento. Finalmente, es importante transmitir la idea de que hay un presupuesto y que hay que ajustarse a él”. Nico añade: “No hay cosas muy complicadas pero si hay que organizarse y estar pendiente de todos los pequeños compromisos y recados que tenemos, no nos podemos olvidar de nada ni de nadie”.

A pesar de que el trabajo de este departamento no es visible para muchos, es indispensable para todos. “Todo lo que hacemos es fundamental para el camp, hay que hacerlo si o si y alguien tiene que llevar esta responsabilidad”, dice Nico. Él estuvo como monitor el año pasado y admite que hecha de menos el contacto con los niños. “El trabajo de un monitor está directamente agradecido, ves la sonrisa de ellos siempre, cuando estas con los números todo el día no es así pero me ha encantado poder ver el trabajo que realiza PSE desde esta perspectiva”, añade. Este departamento, aunque trabaje detrás de cámara, también hace parte de todo lo que PSE hace por la sonrisa de un niño.

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